В бизнесе часто приходится письменно общаться с партнерами и клиентами. Независимо от того, кому вы пишите, партнёру по бизнесу, вашему подчиненному, или клиенту, они должны получать максимально содержательную информацию в простой, но привлекательной форме.

Как писал Лев Толстой: «сильные люди всегда просты», а можно сказать иначе: «Сильные идеи всегда просты». Простым нужно быть в своих мыслях, точнее в их изложении.

Не нужно наряжать слоганы, сообщения, креативные мысли в слишком пышные одеяния. В конце концов, они из-за тяжести этих никому не нужных красот не дойдут до своего назначения. Для этого существуют 10 принципов ясного, привлекательного и всем доступного письма.

1. Используйте короткие предложения
Расстояние от начальной буквы вашего изложения и до точки должно быть минимальным, чтоб читатель не устал. Но текст в предложении должен включать как можно больше важной информации. Таким образом, человек, которому предназначена информация, не только не успеет заскучать, он ещё найдёт для себя полезные идеи.

2. Подбирайте простые слова
Зачем усложнять и так запутанную деловую реальность? Чем проще вы будете излагать ваши мысли, тем больше вероятности, что на ваши слова «клюнут». Да что там «клюнут», тем больше вероятности, что вас поймут.

3. Выбирайте знакомые слова
Всегда используйте словарь простого человека, не пытайтесь блеснуть глубокими лингвистическими познаниями. Откажитесь от модных бизнес-словечек – будьте проще и к вам потянутся клиенты.

4. Избегайте ненужных слов
Время – деньги, а слова в свою очередь это время и умственные силы. Не тратьте своё время и терпение окружающих, используйте только самые необходимые слова в вашей речи. Иначе вы рискуете запутать вашу аудиторию мусором ненужных слов.

5. Наполняйте глаголы действием
В том, что вы пишите, вы должны изобразить динамику, движение, стремление к улучшению, к чему-то новому. Долой пассивность, делаем акцент на действии.

6. Пишите так, как говорите
Ваше письмо должно быть столь же легким, как и ваша речь, почти спонтанным. Пишите просто – читатель с лёгкостью пробежит по написанным строкам и уловит необходимую идею.

7. Используйте выражения, которые ваши читатели могут себе представить
Возвращаемся к вышесказанному, приземлитесь, и пишите языком на котором, говорит большинство людей – ваших клиентов или подчиненных (не скромничайте, вы так же говорите). Сфокусируйтесь на том факте – то, что вы пишете должно быть максимально близко читателю, иначе вы рискуете остаться незамеченными или просто проигнорированными.

8. Соотносите стиль письма и используемые слова с опытом читателя
Подбирайте тот набор слов и мыслей, который ожидает ваша целевая аудитория. В зависимости от возраста, пола, национальности, вкусов, предпочтений ваше бизнес обращение должно содержать те компоненты, которые предпочитает категория людей, во внимании которых вы заинтересованы.

9. Используйте все многообразие слов
Советуя вам писать и говорить как можно проще, не советуем вам всё-таки использовать бедный, сухой язык. Оживите свою речь всевозможными синонимами, неологизмами которые не чужды публике и в то же время, которые приукрасят ваше послание, придавая ему привлекательность и разнообразие.

10. Пишите, чтобы выразить себя
Думайте о том, что вы хотите сказать, а не о том, как воспримут вас остальные. Если вы сконцентрируйтесь на вашей идее, если она пройдёт все вышеперечисленные 9 ступенек, то незабываемое впечатление вашего послания гарантировано.

Эти простые правила нужны не только в бизнес-приготовлениях больших проектов, коммерческих предложений, корреспонденции, статьях, но и в обычной жизни. Думайте, пишите, говорите и живите просто и со вкусом и тогда всё, что вы делаете, не останется незамеченным.

Не бойтесь стать проще, ведь сильные люди, как и мысли всегда просты.