Mai întâi, o ceașcă de...stres

Ziua unui angajat de oficiu începe ca la toți, cu alertă. Mai întâi –  cu cea a deșteptătorului. Apoi, cu graba pregătirilor pentru serviciu și, la unii, a copiilor pentru școală sau grădiniță. Cu traficul mare sau maxi-taxiul ce întârzie să vină. Ajuns la serviciu descoperă că planurile făcute de cu seară pentru această zi de muncă se schimbă. Apare o ședință ad hoc, sună telefonul sau vreun proiect cu „ieri” termen limită.

Nu e valabil pentru fiecare, dar în ultima vreme tot mai mulți semnalează că sunt în continua criză de timp, au prea multe de făcut și că zilele de muncă se termină așa cum au început — cu stres.

Apoi, una de cafea sau ceai...

De aceea, nu e de mirare și nici rău că 37% din respondenții sondajului on-line desfășurat de Magenta Consulting își încep ziua de serviciu cu o cafea sau ceai. În cazul în care nu durează prea mult, desigur. Pe unii îi trezește, pe alții îi induce în ritmul de muncă, iar pentru alții este acel  „cadou” care, în viziunea renumitului economist comportamental de la Universitatea Duke, Dan Ariely, ne încurajează să facem ceva ce nu tocmai ne place.

...combinate cu sarcini de serviciu

Majoritatea angajaților de oficiu care au participat la sondajul Magenta Consulting însă, preferă să combine plăcutul cu utilul. Cu o cafea de ceai sau cafea alături, cei mai mulți își încep ziua răspunzând la e-mail-uri, planifică sau re-planifică ceea ce au de făcut până seara sau, fără a sta prea mult pe gânduri fac lucrul de rutină. Iar 7% merg chiar pe principiul că tot ce e mai greu trebuie făcut până la pauza de masă și se apucă din start de o activitate importantă.

Puțini lucrează toate cele 8 ore de muncă

După stres, amânarea lucrului pe mai târziu și înlocuirea cu ocupații inutile, dar plăcute, pare o urmare logică. Procrastinează chiar și cei mai harnici. Și nu pentru că nu au curajul să ducă la capăt ceea ce au de făcut. La întrebarea când reușesc să-și îndeplinească sarcinile de serviciu, mulți spun că dimineața devreme, seara târziu după programul de lucru sau în week-end. Într-un cuvânt, atunci când nu sunt deranjați de nimeni și timpul nu le este fracționat de alte lucruri. Lucrul calitativ, să recunoaștem, necesită concentrare.

Autodisciplina e utilă nu doar pentru freelanceri

Totuși, există tehnici de eficientizare a timpului de muncă la serviciu. Acestui subiect îi sunt dedicate numeroase articole și cărți de specialitate. Le folosesc și angajații oficiilor care au participat la sondajul Magenta Consulting. Cei mai mulți își fac liste de priorități. Alții își împart lucrul pe bucăți și își pun termene limită.

13% din participanții la sondaj nu folosesc anumite tehnici, și probabil tot ei sunt cei mai puțin stresați organizându-și ziua după circumstanțe. Până la urmă, rezultatul contează. 

Totuși, pentru cei care își doresc să găsească o metodă ce va funcționa, pe lângă cele deja enunțate în sondaj, Magenta Consulting a cercetat și descoperit soluțiile folosite de angajații de oficiu din alte țări:

• Prioritizare ierarhică

Prioritizarea sarcinilor este mai eficientă atunci când șeful sau managerul de proiect le stabilește. O susțin promotorii noului model de manager, care trebuie să fie mai degrabă coach (guru, ajutor) pentru subalterni, decât șef ierarhic superior. Stabilind ceea ce trebuie făcut în primul rând și ceea ce poate fi lăsat pe mai târziu, se poate evita ca angajații să se simtă suprasolicitați și debusolați.

• Limitări personale

În cazul în care nu au fost blocate centralizat, rețelele de socializare, știrile locale și din lume, cu siguranță distrag pe mulți de la lucru. Pentru acesta în computerul de la serviciu poate fi instalat programul Self Control. Cu ajutorul acestuia pot fi alese și blocate pentru câteva ore site-urile tentante. Iar cel mai de ajutor, e că acesta nu se deblochează în orele stabilite, nici la restartarea computerului.

• Ziua tăcerii

Pentru mai multă productivitate, o zi în echipă, în care colegii nu vorbesc între ei funcționează foarte bine.

Reportaj în limba română