Transformarea digitală modelează tot mai mult modul în care întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri) cresc, se dezvoltă și rămân competitive. În Moldova, multe IMM-uri ajung într-un punct în care metodele tradiționale de lucru nu mai corespund complexității operațiunilor lor. Creșterea echipelor, multiplicarea proiectelor și volumul tot mai mare de date operaționale fac dificilă dependența de instrumente fragmentate, rapoarte manuale și comunicare informală.

Pentru a răspunde acestor provocări, EU4Digital Academy — o inițiativă finanțată de UE — oferă cursuri online practice și ușor de utilizat, adaptate nevoilor IMM-urilor din țările Parteneriatului Estic. Toate cursurile oferite de Academie sunt disponibile gratuit. Cursul “Business Digitalisation” al Academiei poate fi deosebit de valoros pentru antreprenorii moldoveni, în special pentru cei care gestionează echipe în creștere, mai multe proiecte sau un volum mare de date operaționale.

Liderii de afaceri moldoveni notează adesea că digitalizarea este amânată până când complexitatea operațională devine dificil de gestionat. Multe companii se bazează inițial pe aplicații de mesagerie, foi de calcul sau rapoarte manuale, ceea ce, în timp, duce la pierderi de date, transparență redusă și ineficiențe care încetinesc procesul decizional.

Această situație este ilustrată clar de experiența EMCOM, o companie moldovenească specializată în infrastructură electrică și lucrări de construcții. Gestionând mai mult de zece proiecte simultan, cu echipe care lucrează pe diferite șantiere, compania s-a confruntat cu dificultăți crescânde în consolidarea rapoartelor zilnice din teren.

„Monitorizarea proiectelor prin Viber, WhatsApp, fotografii și mesaje text a funcționat la început, dar, în timp, am realizat că informațiile se pierd și procesele devin haotice,” spune Gheorghe Oprea, Director Tehnic la EMCOM. „Aveam nevoie de un sistem structurat care să ne permită să vedem ce s-a făcut, cum s-a făcut și unde apar discrepanțe între documentația proiectului și condițiile reale de pe șantier.”

O provocare similară este întâmpinată de IMM-urile din sectorul serviciilor. În compania de contabilitate Eqitabil, fondată în 2020, creșterea rapidă a numărului de clienți a expus rapid limitele coordonării manuale și a gestionării prin Excel.

„După ora 17:00, trebuia să petrec ore întregi analizând activitatea zilei, creând drafturi, fișiere Excel și documente pe hârtie doar pentru a înțelege ce se întâmplă în companie,” spune Maxim Gribencea, fondatorul Eqitabil. „La un moment dat, a devenit clar că nu putem continua fără un sistem intern ERP.”

Atât EMCOM, cât și Eqitabil subliniază că digitalizarea nu începe neapărat cu soluții complexe. În schimb, succesul depinde de adaptarea instrumentelor la abilitățile digitale reale ale angajaților.

„Pe șantier, mulți muncitori nu se simt confortabil cu calculatoarele — unii au dificultăți chiar și cu smartphone-urile,” explică Emil Oprea, Director General al EMCOM. „De aceea, am implementat o abordare foarte simplă de raportare: scrie ce s-a făcut astăzi și atașează o fotografie. Atât.”

Această simplitate a făcut raportarea digitală accesibilă tuturor, în timp ce personalul din birou a obținut date detaliate, structurate și urmărite. În timp, EMCOM și-a extins sistemul ERP pentru a include urmărirea costurilor, gestionarea materialelor, cheltuielile vehiculelor și recunoașterea facturilor bazată pe AI, permițând managerilor să monitorizeze întreaga afacere de la distanță.

La Eqitabil, introducerea unui sistem intern ERP și CRM a crescut semnificativ productivitatea. Înainte de digitalizare, un contabil putea gestiona aproximativ douăsprezece companii. Astăzi, acest număr depășește șaisprezece companii per angajat, menținând în același timp calitatea serviciilor.

„CRM-ul nostru a devenit agenda mea personală,” spune contabila Chistol Mădălina. „Fiecare sarcină este clar definită, urmărită și finalizată prin sistem. Face ca munca noastră să fie mult mai organizată și transparentă.”

Ca în multe țări din regiune, maturitatea digitală în Moldova tinde să crească odată cu dimensiunea companiei. Întreprinderile mijlocii, cu 20–50 de angajați, sunt mai predispuse să vadă digitalizarea ca o investiție strategică, mai degrabă decât o povară operațională. Ele implementează activ sisteme ERP, automatizări, servicii cloud și instrumente bazate pe AI.

„Digitalizarea ne permite să creștem nu prin reducerea personalului, ci prin extinderea spectrului de servicii pe care le oferim,” observă Gheorghe Oprea. „Economisind timp, managementul se poate concentra pe dezvoltarea afacerii în loc să supravegheze operațiunile zilnice.”

Întreprinderile mai mici ezită adesea din cauza preocupărilor legate de costuri, complexitate și rezistența angajaților. Atât EMCOM, cât și Eqitabil raportează că scepticismul inițial al personalului a fost depășit treptat prin instruire, comunicare și utilizarea zilnică a instrumentelor digitale.

„Digitalizarea necesită determinare și disponibilitate de a investi,” spune Gribencea. „Ce pare dificil astăzi poate aduce profit și libertate mâine.”

Până acum, am văzut cum IMM-urile moldovenești precum EMCOM și Eqitabil au depășit treptat haosul operațional prin soluții digitale practice. Acest tip de provocări — procese fragmentate, rapoarte manuale și dificultatea de a se extinde fără sisteme digitale structurate — sunt comune pentru IMM-urile din întreaga regiune. 

Această lecție este deosebit de relevantă pentru Moldova, unde multe IMM-uri operează cu resurse limitate, dar se confruntă cu o complexitate și o competiție în creștere. Fără sisteme digitale structurate, creșterea duce adesea la ineficiențe, nu la dezvoltare durabilă.

Pentru IMM-urile moldovenești, cursul “Business Digitalisation” al EU4Digital Academy oferă îndrumări practice despre organizarea fluxurilor de lucru digitale de la zero. Programul acoperă comunicarea digitală, gestionarea proceselor interne, automatizarea, instrumentele de productivitate, marketingul online și securitatea cibernetică, folosind studii de caz reale din Moldova și din regiune.

Aceste abilități se traduc printr-un control mai bun al proiectelor, reducerea riscurilor operaționale, creșterea eficienței angajaților și o supraveghere financiară mai solidă. Un accent special pe protecția datelor și păstrarea informațiilor pe termen lung este deosebit de important în sectoare precum construcțiile și contabilitatea, unde responsabilitatea legală se extinde pe mai mulți ani.

Moldova are un potențial antreprenorial puternic. Experiențele companiilor precum EMCOM și Eqitabil arată că chiar și afacerile cu abilități digitale limitate pot implementa cu succes sisteme digitale atunci când soluțiile sunt practice, flexibile și adaptate condițiilor reale de lucru. Prin combinarea perspectivei afacerilor locale, experienței regionale și instruirii practice oferite de EU4Digital Academy, IMM-urile moldovenești pot construi afaceri rezistente și scalabile — pregătite să crească alături de liderii transformării digitale globale.